Caracteristicas Documany

  Captura, organiza y conserva

* Organizar los Documentos de tu empresa en las categorías que tu gestor haya creado.

* Etiquetar los Documentos libremente para poder organizar la información como creas más conveniente.

* Crear Documentos Web directamente desde la aplicación.

* Adjuntar archivos de cualquier tipo a tus Documentos.

* Cambiar un Documento a una versión anterior.

* Indicar si un Documento se relaciona con otros.

* Ver que Documentos hay relacionados con uno en concreto.

Accede

* Podrás acceder a Documany desde los principales navegadores: Firefox, Internet Explorer y Chrome.

* Documany está disponible las 24 horas de los 365 día del año. Podrás acceder a tus documentos siempre que quieras.

Encuentra

* Buscar rápidamente en el contenido de tus Documentos.

* Usar la búsqueda avanzada si no encuentras lo que buscas con la búsqueda rápida.

* Buscar en el contenido de los archivos adjuntados a tus Documentos (archivos de tipo doc, xls, pdf y odt).

* Ver los Documentos con más actividad.

* Ver qué categorías tienen más Documentos.

* Ver qué etiquetas se están usando más. Podrás acceder a los Documentos con más etiquetas.

* Listar rápidamente Documentos por categorías o etiquetas.

* Ordenar los listados de Documentos por nombre, código, categoría o versión.

Protege

* Controlar el acceso a la aplicación mediante usuario y contraseña.

* Bloquear un Documento para que otros no lo puedan editar.

* Hacer que un Documento sea privado (solo tú podrás usarlo) o público (todos tendrán acceso a él).

* Documany controla el acceso simultáneo de varios usuarios a un Documento. El primer usuario que edita un Documento lo bloquea de forma que los demás usuarios no podrán modificarlo hasta que el usuario no haya finalizado su edición.

Colabora

* Ver la actividad reciente de los usuarios en el sistema (nuevas creaciones y modificaciones).

* Llevar el control de las distintas versiones de tus Documentos. Comenta los cambios introducidos en la versión para que otros usuarios sepan qué se ha cambiado o por qué.

* Comparar distintas versiones de un documento para ver los cambios realizados por otros usuarios.

¿ Qué ventajas ofrece el gestor documental Documany?

• Reducción de tiempo en la búsqueda y localización de documentos

• Reducción de costes de administración y almacenamiento

• Aumento de la productividad de los equipos de trabajo.

• Facilita la implantación de medidas de seguridad de los documentos.

• Desaparición de tareas manuales monótonas y de escaso valor añadido.

• Centralización de la base de datos documental

• Optima organización de la información de acuerdo a criterios corporativos

• Rapidez y agilidad en el acceso a la información compartida

• Reducción de costes operativos en el procesamiento de documentos

• Evita la manipulación y deterioro de los documentos físicos

• Mejora de la imagen corporativa

• Contribuye a la conservación del medio ambiente

El gestor documental Documany es una herramienta concebida para compartir, distribuir y gestionar la documentación de una organización en formato digital, contribuyendo así a:

1. Mejorar la gestión de la información y el conocimiento.
2. Automatizar procesos administrativos.
3. Reducir costes.

La gestión documental con el gestor documental Documany representa una oportunidad para mejorar la productividad de la empresa y reducir costes. Podrá tener almacenados sus documentos de calidad, de gestión medioambiental, de prevención de riesgos laborales, de marketing o de cualquier tipo que usted considere necesario.

Gestor documental Documany es un sistema de gestión documental de tecnología web configurable dentro de una Intranet/Extranet.  Posee un archivo electrónico de documentos seguro y centralizado. El sistema es administrable desde navegador, y dispone de funciones para la búsqueda y distribución controlada de documentos.

El gestor documental Documany reduce el tiempo dedicado a la búsqueda y localización de todo tipo de documentos archivados, gracias a la centralización de su base de datos en un servidor al que se accede a través del navegador del PC del usuario.

Un sistema de gestión documental genera ahorros en los procesos de tratamiento y almacenamiento de documentos, en la búsqueda de información y  en el consumo de material de oficina ( papel, toner, fotocopias, …).

Además la implantación del Gestor documental Documany contribuye a optimizar los recursos informáticos y de sistemas de información, gracias a la organización racional de los documentos de acuerdo a criterios corporativos y operativos de la empresa.

La tecnología web facilita el acceso simultaneo de usuarios desde lugares distintos a documentos compartidos,  incrementando la productividad de los equipos de trabajo colaborativo.

Con el gestor documental Documany sus documentos están más seguros, porque evita la manipulación, deterioro y pérdida de los mismos. También facilita la implantación de medidas técnicas de seguridad en los sistemas de información mediante la utilización de backups, copias en remoto, etc.

Elimina las tareas monótonas y repetitivas dotando de mayor rapidez y agilidad los procesos y prestando mejor servicio a colaboradores y clientes.

Mejora la imagen corporativa interna y externa por la utilización de tecnología avanzada que además contribuye a la conservación del medio ambiente al reducir significativamente el consumo de papel.