Gestion Documental

La gestión documental es una de las funcionalidades más apreciadas por los usuarios de un portal B2E ya que simplifica el acceso a información indispensable para el correcto desarrollo de múltiples tareas.

No es el objetivo de este comentario adentrarme en las características técnicas en una buena herramienta de Gestión Documental sino más bien proponer algunas “buenas prácticas” sobre como esta herramienta debe integrarse en la estructura de nuestro portal B2E.

La principal característica que debería tener un buen sistema estaría basada en un principio básico: poder para el usuario. Pero ¿cómo se puede materializar ese poder en un gestor documental?

La idea es como siempre sencilla y está tomada de una inacabable lista de aplicaciones web: permitir que los usuarios valoren e incluso comenten sobre la utilidad de los documentos. Con qué objetivos:

• Clasificar los resultados de las búsquedas utilizando como uno de los parámetros la popularidad de los documentos
• Servir de guía a los usuarios sobre lo que se van a encontrar
• Valorar estadísticamente la calidad (subjetiva) del archivo documental
• Ofrecer más interacción al usuario dando valor a sus criterios y apreciaciones.

Por otro lado, esta utilidad puede permitirnos ofrecer un cierto aire de informalidad al gestor documental ofreciendo una lista de “best sellers” que inviten a los usuarios de nuestro portal B2E a bucear en información que de otra forma no les sería fácilmente accesible.

La posibilidad de añadir comentarios a un documento aporta un valor añadido extra tanto a los usuarios como al mismo documento. Los comentarios pueden servir diferentes propósitos:

• Matizar los contenidos del documento
• Describir situaciones en los que su uso ha sido de particular utilidad
• Proponer modificaciones y actualizaciones
• Añadir una serie de nuevas palabras clave asociadas al documento que pueden facilitar las búsquedas.

La implantación técnica de un desarrollo de este tipo es sencilla y puede redundar en un mayor y mejor uso del Gestor Documental. La actitud del usuario será más activa frente al portal y fomentará el “sentimiento de grupo”.